Когда что делать: 6 правил эффективного планирования времени

Когда что делать: 6 правил эффективного планирования времени

Успевать всё и сразу невозможно, поэтому необходимо концентрироваться только на самом важном, ставить себе конкретные цели и работать над их достижением. Для этого вам необходим чёткий план, чтобы направить силы и время в нужное русло. В противном случае вы будете тратить их на дела, которые не приведут вас к нужным вам целям.

Существует множество отвлекающих факторов — проверка соцсетей, разговоры с коллегами на отвлеченные темы или очередной поход за кофе. Определите, что вас чаще всего отвлекает, и постарайтесь свести к минимуму эти действия.

Когда отвлекающие факторы минимизированы, а цели предельно ясны, переходите к составлению плана по их реализации. Приступая к его разработке, руководствуйтесь правилом «6 П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Ваша задача — составить такой план, который бы позволил достичь наилучшего результата при наименьших временных затратах.

Вот несколько правил грамотного ежедневного планирования своих дел и целей:

Бронируйте время в календаре для рабочих задач . Иногда очень важно выделить пару часов подряд для решения какой-то сложной задачи, а отвлечение может выбить из контекста, и вы потратите ещё больше времени на переключение. Забронируйте для себя это время в календаре, чтобы никто не поставил дополнительную встречу, видя, что вы свободны.

Не забывайте о перерывах . Если ваш график на завтра выглядит как непрерывный марафон задач, то много пользы такое планирование точно не принесет. При отсутствии перерывов ваша продуктивность будет гораздо ниже.

Оставьте запас времени на случай форс-мажора . При составлении плана на день примерно 20% времени отведите на незапланированные задачи, которые в любой момент могут потребовать вашего внимания.

Пользуйтесь удобным для вас планировщиком . Планы на день лучше вести в письменном виде, чтобы ничего не забыть. Это может быть специальное приложение, электронная таблица или просто ежедневник.

Владимир

Ведущий программист C++

Для меня оказалась открытием информация из видео про три ежедневные привычки . Я его явно видел и до марафона, но посмотрев в этот раз, заметил несколько моментов и тонкостей, на которые не обращал внимания в процессе следования подобным практикам. Сказать, что я был вдохновлён — это ничего не сказать!

Связанные вопросы и ответы:

Какие факторы следует учитывать при выборе времени для выполнения задач

Управление временем или организация времени (англ.  time management - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.30. Время и закон Парето

Согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей, который включает:

планирование,

распределение,

постановку целей,

делегирование,

анализ временных затрат,

мониторинг,

организация,

составление списков и расстановка приоритетов.

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

анализ,

моделирование стратегий с учетом проведенного анализа,

целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели.

Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей

Для оценки использования рабочего времени используется коэффициенты использования и потерь рабочего времени.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Управление временем - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Закон Парето

Согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата.

Факторы для выбора времени

• Планирование
• Распределение
• Постановка целей
• Делегирование
• Анализ временных затрат
• Мониторинг
• Организация
• Составление списков и расстановка приоритетов

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

Управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку оно определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

Почему важно действовать в определенное время, а не "когда будет удобно"

Возьмем в пример сценариста, которому необходимо ежедневно делать большой объем работы. С одной стороны, это его деятельность, за которую он получает деньги, с другой – нужно некоторое количество вдохновения, чтобы делать то, что необходимо. Можно ли делать работу хорошо только тогда, когда чувствуешь мотивацию и силы творить, особенно в такой творческой профессии? Безусловно, это неотъемлемые качества, но еще большую роль играет самодисциплина.

Если работать полагаясь лишь на вдохновение, то получится создавать качественный материал время от времени, а основной пласт задач будет выполнен из рук вон плохо. Секрет в том, что ты должен понимать необходимость своей работы и делать все для ее выполнения, не давая мозгу и шанса подумать, что определенная деятельность требует вдохновения, иначе работать будет невозможно.

Отличным примером стал разговор Стивена Кинга (СК) и Джорджа Мартина (ДМ), в котором иллюстрируется пример того, как важно настроить себя на работу, а не ждать вдохновения:

ДМ: Да как тебе удается писать столько книг за такое короткое время? Я думаю: «Отличные были полгода, я написал аж три главы», а ты написал за это время три книги!
СК: Это моя работа. Я пишу по 6 страниц в день, а затем редактирую их. Выходит, что книгу с 360 страницами я пишу около двух месяцев.
ДМ: У тебя нет дней, когда находит ступор? Ты написал за неделю одно предложение? Когда ты проверяешь электронную почту и думаешь: «Может, не так уж я и талантлив?». У тебя не бывает таких дней?
СК: Нет.
ДМ: (дарит миру и Кингу непередаваемую гримасу, изобилующую всей гаммой эмоций, переживаний и капелькой ненависти).

Какие оправдания ты можешь найти для себя после того, когда сам Стивен Кинг, король ужасов, говорит о том, что даже столь тонкая субстанция, как вдохновение, может быть систематизирована и направлена в рабочее русло ? Если ты профессионал своего дела, то тебе не нужны жалкие оправдания: ты просто берешь и делаешь свою работу.

Как правильно распределять свое время на основные действия и задачи

(с  peak hour ) — временные промежутки, когда в городах происходит наиболее массовое передвижение людей, чаще всего от мест их проживания к местам работы и учёбы — утром (примерно с 7 до 9 часов) или в обратном направлении — вечером (примерно с 17 до 19 часов).

Час пик обыкновенно случается в будние дни. В периоды хорошей погоды час пик возможен также и в выходные дни на выезде из городов, когда большинство людей спешит выехать на природу. В это время резко возрастает нагрузка на, автотранспортные магистрали и пригородное железнодорожное сообщение. Возможно переполнение общественного транспорта, образованиена трассах. Для снижения пиковых нагрузок транспортной сети (путём перераспределения их на больший период времени) применяется разнесение часов работы (например, в) и выходных дней (например, в) для разных учреждений и организаций.

Термин очень широк, но часто относится конкретно к частному автомобильному транспортному трафику, даже при наличии большого объёма автомобилей на дороге, но не такого большого количества людей, или если объём соответствует норме, но есть. По аналогии с автомобильным движением термин «час пик в Интернете» используется для описания периодов пикового использования сетей передачи данных, что приводит к повышениюи потере пакетов данных.

Иногда это название используется неправильно, поскольку пиковый период часто длится более одного часа, а «пик» относится к объёму трафика, а не к скорости его потока. Час пик может быть с 06:00 до 10:00 и с 15:00 до 19:00 . Периоды пикового трафика могут варьироваться от страны к стране, от города к городу, от региона к региону и в зависимости от сезона, например сезон.

Какие рекомендации можно дать по оптимальному использованию "часов пик"

Есть совы и жаворонки, одним проще выполнять дела по вечерам, а кто-то с раннего утра максимально продуктивен. Кажется, будто наша работоспособность зависит от режима сна, но это не совсем так. У мозга есть определенное время, когда он лучше справляется с теми или иными задачами. Каждая конкретная функция зависит от области мозга, которая ей управляет.

Механизмы сна и бодрствования регулируются гормоном мелатонином, и если мы поздно засыпаем, а значит — и поздно просыпаемся, организму приходится адаптироваться. Он дольше раскачивается, а наша продуктивность «просыпается» к вечеру. Если заставить себя перестроиться на максимально удобное время для мозга, то можно успевать больше, ведь ему будет проще выполнять определенные операции.

Аналитическая деятельность

Самые продуктивные часы для умственной деятельности — утренние, с 6 до 9. В это время мозг эффективнее всего обрабатывает информацию, это лучшее время для анализа, принятия решений. И еще один плюс в пользу того, чтобы выполнить самые сложные задачи с утра. Утром лучше всего учиться, с каждым часом эффективность будет только повышаться. Около 8 часов включается логическое мышление, активизируется долговременная память — повторять конспект или готовиться к презентации оптимально.

Пик активности

С 9 до полудня мозг «разгоняется» до максимальной скорости, стимулируется кратковременная память, повышается концентрация внимания. В это время удобно проводить встречи, планировать день, заниматься монотонной работой, которая требует усидчивости. Постепенно активность мозга снижается, как раз наступает обеденное время. После полудня лучше сделать перерыв на час-полтора, отвлечься от умственной нагрузки, прогуляться после обеда.

Физическая нагрузка

После обеда нас часто клонит в сон, потому что организму требуется энергия на переваривание пищи, в это время лучше не принимать важных решений. Вместе с тем, в целом продуктивность мозга начинает снижаться. Так что вторая половина дня идеально подходит для физической деятельности. В зависимости от вашего графика и условий работы, дополняйте обычную умственную деятельность физическими нагрузками — прогуляйтесь, делайте периодически разминку. С 14 до 18 часов лучше всего заниматься несложной, механической работой.

Творчество и креатив

Вечером, с 18 до 21 часа мозг активно генерирует новые идеи, в это время полезно заниматься творчеством. Это обусловлено тем, что мозг уже успевает утомиться за день, а значит будет искать наиболее простые пути решения задач, это стимулирует творческое мышление. Мы отходим от обычных шаблонов и схем, пытаясь сэкономить силы, так появляются нестандартные подходы к выполнению обыденных дел. Кроме того, творчество позволяет нам разгрузиться эмоционально, поэтому творческое хобби в вечернее время — лучшая защита от стресса.

Отдых и сон

После 9 вечера наш мозг отдает команду отдыха организму, и тот начинает постепенно готовиться ко сну. Если в период с 21 до 23 часов заниматься активной умственной деятельностью, можно спровоцировать хроническую усталость. Во сне мозг работает даже активнее, чем днем, поэтому ему необходим отдых перед предстоящей нагрузкой. Во время сна, начиная с полуночи и примерно до 03:00 организм расслабляется физически, восстанавливается эмоциональное состояние, а мозг начинает обрабатывать поступившую за день информацию. Разумеется, чтобы соблюдать подобный график, нужно постепенно перестраиваться и понимать, сколько часов вам необходимо на восстановление. Многие великие деятели, выдающиеся ученые и творцы спали по собственному графику, который отличался от привычного нам понятия 8-часового сна.

Подзарядка

Мы не всегда можем выбирать, в какое время какие задачи решать, однако всегда можем помочь мозгу настроиться на нужный лад. СпециальныеВикиум помогут быстро привести в тонус основные функции мозга. Тренажеры основаны на научных методиках и комплексно тренируют внимание, память и мышление, а также балансируют работу полушарий мозга, что повышает нашу работоспособность. Достаточно всего 10 минут в день, чтобы проснуться утром или взбодриться после обеда. Повышайте свою продуктивность в любое время вместе с Викиум.

Как избежать откладывания дел на "потом" и действовать именно в нужный момент

Психологические особенности восприятия времени подвергаются изучению особенностей и механизмов этого феномена длительное время. Само понятие психологическое время всегда подразумевает исключительно субъективное восприятие временного промежутка человеком. Напрямую ощущение скорости течения времени связано с уровнем интереса человека к происходящему, выполняемой деятельности или собеседнику. Многочисленные наблюдения показывают, что при интересе к происходящему человек не замечает, как проносятся часы, но при скуке или негативе одна минута может казаться вечностью. Наблюдалась разница восприятия времени в зависимости от возраста, так у детей один день может быть равноценен целому году, тогда как во взрослом возрасте целый год может промелькнуть, как один день.

Космическое время является постоянным и непрерывным, в то время как психологическое время может замедляться или ускоряться, как перемотка фильма. Непрерывность происходящего или отрывочность времени может говорить о душевном состоянии человека, возможных психических и физиологических нарушениях. Некоторые объясняют это провалами в памяти или выборочным запоминанием, но если для человека время часто прерывается и поток событий не связан с категориями прошлого и будущего, то это свидетельствует о неврологических нарушениях (обычно поражения правого полушария). Вариант, когда время прерывается, но отсутствуют органические поражения, может указывать на серьёзный жизненный кризис, психологическую травму , определённый душевный надлом.

Тесная связь ощущения времени рассматривается в психологии, поскольку напрямую влияет на переживание конечности жизни, экзистенциальное понимание её смыслов или тупика сложившейся ситуации. Психологическое время человека является критерием гармоничности жизни и личности – чем равномернее оно течёт, чем меньше в нём разрывов, тем больше смысловых и ценностных связей во всей жизни человека.

В социально-культурном аспекте умение воспринимать и анализировать прошлое и будущее необходимы для непосредственного индивидуального самоосознания личности самой себя, как части единого большого процесса. Умение сравнивать себя с остальными во временном контексте и историческом ракурсе даёт понимание конечности собственной жизни и вариантов её продолжительности, что в итоге непосредственно влияет на построение жизненного пути, выбор целей и смыслов.

Возрастные кризисы наступают тоже не по паспортному возрасту, а по психологическому. Так в межличностных отношениях человек может ощущать себя на сорок, среди друзей на двадцать, а на работе на тридцать пять. Это всё обуславливается эмоциональным состоянием, социальным окружением и присутствующими требованиями.

Как влияет время суток на производительность и эффективность выполнения задач

Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкретно применимо оно, какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.

Первое важное значение чувства времени – для планирования деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И несмотря на это выполнение планов срывается. Почему? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск в интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал…», «ну, интернет такое дело, затягивает…», «меня отвлекали…» вы можете привести массу причин. И только одно следствие – ВАШ ПЛАН НЕ ВЫПОЛНЕН. А значит – он не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско.

Реальный план только тот, который воплощается! Все остальное можно смело оставить романтикам. Нам же с вами нужен инструмент для успешного планирования, а не повод потрепаться с коллегами о том, что «планируй не планируй – все равно будет, как будет». И основная причина иллюзий – слабое чувство времени. Если вы хорошо владеете чувством времени, то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день. Потому что погрешность ваших внутренних часов мала. Но даже малые погрешности, как известно, складываются. И чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности – тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось. «Хотели, как лучше, а получилось, как всегда!». И как ни огорчительно это констатировать, но никто, кроме вас, в невыполнении нереального плана не виноват. На работе засиделись, опоздали домой к ужину, пропустили общение с детьми… Желаем ли мы, чтобы наши планы и дальше не имели ничего общего с реальностью? Если ответ отрицательный – продолжим.

Какие психологические аспекты играют роль в выборе времени для действий

Каждый человек, который в какой-то момент понимает, что ему нужно как-то организовать свою жизнь, проходит через несколько стадий. Для их иллюстрации позаимствуем у Ницше концепцию «трех превращений» на пути к любой цели, но немного изменим ее под себя.

1. Пофигист — нулевая точка на нашей карте. Такой человек ничего не планирует, не ставит никаких целей, плывет по течению.
2. Неудачник — пытается как-то организовать свой день, применять методики и инструменты, но у него мало что получается. Дедлайны горят, со всех сторон сыпятся задачи, он почти живет на работе, но все равно ничего не успевает. Попытки внедрять инструменты планирования заканчиваются разочарованием, он отказывается от них, пытается найти что-то новое, ругает то себя, то методики. Такому состоянию не позавидуешь — жизнь в постоянном стрессе и давлении.
3. Систематизатор — пользуется популярными методиками планирования типа GTD , ведет списки задач, любит раскладывать их по полочкам, классифицировать, ставить метки и настраивать уведомления. На этом этапе человек уже может достигать поставленных целей благодаря своему подходу, но ему все еще хочется делать больше, охватывать больше и быть результативнее.
4. Трудоголик (или мазохист) — рано или поздно систематизатор доходит до этого состояния, сильнее и сильнее «закручивая гайки» планирования. Трудоголик хочет сделать всё, набирает тысячи мелких задач. Планировщик он используется как кнут, которым подстегивает себя делать больше. Хочет, чтобы инструменты управляли им. Например, пользователь, находящийся на этой стадии, попросил нас внедрить кнопку «случайная задача», чтобы ему самому не пришлось решать, за какую из сотен задач браться сейчас, а просто действовать по указке приложения.
   Это одна из самых неприятных стадий, но, к сожалению, она почти неизбежна. В какой-то момент всем людям, стремящимся найти баланс в планировании, приходится ее пройти. Стадия мазохиста помогает понять, в какой ад можно превратить свою жизнь, если полностью подчинить ее мнимой «продуктивности», расширяя и расширяя свой чеклист на день.
5. Осознанный — фокусируется на главном, ему легче планировать, потому что он уже понимает, что главных задач не так много, не стремится охватить всё. На этой стадии вырисовывается определенный баланс и сокращается объем стресса. Но у человека все еще много рутины, которая время от времени отбрасывает его назад. Из этого состояния легко откатится на предыдущие, забить на планирование, а потом снова начать свой путь с первых стадий — и так по кругу.
6. Просветленный — по сути, идеальное состояние, в котором человек действует спонтанно, справляясь без особых усилий и с рутиной, и с приоритетными целями жизни.
   Это конечная точка, где ты полностью постиг дзен планирования. Мало кто добирается до нее, поэтому мы поговорим о чем-то более реалистичном, о способах приблизиться к сбалансированному состоянию. На наш взгляд цель в том, чтобы у тебя оставались время и энергия на спонтанные действия. Чтобы была возможность отказываться от запланированных задач, менять их местами. Не жить под контролем планировщика, а облегчать свою жизнь с его помощью. Разгружать ее, а не набирать всё больше и больше «мелочевки».